Webapplicatie Voertuiginspecteur

Wanneer u een zwaar voertuig bedient, is het verplicht om een voertuiginspectie uit te voeren om de veiligheid te waarborgen. Voertuiginspecties kunnen ook worden uitgevoerd op andere voertuigen zoals bestelwagens, auto's, bussen en meer. Dagelijkse voertuigcontroles zijn een eenvoudige en effectieve manier om potentiële veiligheidsproblemen of defecten te identificeren voordat het voertuig wordt gebruikt. Dit artikel geeft een overzicht van de Voertuiginspectieoplossing die wordt aangeboden door FleetGO. De inspectieformulieren zijn toegankelijk op zowel de webapplicatie als de mobiele applicatie.

Toegang tot inspectieformulieren

Om toegang te krijgen tot de inspectieformulieren binnen FleetGO, moet u een actief abonnement voor voertuiginspectie hebben. Als deze functie nog niet is geactiveerd voor u, dien dan een verzoek in bij onze support afdeling en zij zullen u helpen met de instellingen. 

Beheer van inspectieformulieren

Het beheer van inspectieformulieren moet worden uitgevoerd binnen de FleetGO webapplicatie, omdat deze functionaliteit niet beschikbaar is op de mobiele applicatie. Volg deze stappen om inspectieformulieren te beheren:

1. Ga naar het Voertuiginspectiemenu in het linkermenu.
2. Klik op 'Instellingen' om het menu uit te klappen en de optie 'Aangepaste  Voertuiginspectieformulieren' te onthullen.

Aangepaste Voertuiginspectieformulieren
Door 'Aangepaste Voertuiginspectieformulieren' te selecteren, wordt u naar het overzichtspagina geleid. Hier kunt u nieuwe inspectieformulieren maken of degenen bekijken die al zijn gemaakt. Door op 'Nieuw' te klikken, wordt u door het instelproces voor een nieuw inspectieformulier geleid.

Een nieuw inspectieformulier maken
Volg deze stappen om een nieuw checklist-sjabloon te maken. 

1. Ga naar Voertuiginspectie
2. Selecteer Aangepaste Voertuiginspectieformulieren
3. Klik op Nieuw
4. Specificeer de toepasbaarheid van het inspectieformulier:
   • Vrachtwagen & Aanhangwagen, Licht voertuig (bijv. auto's, bestelwagens), Materieel en Fiets.
5. Geef een naam op voor het formulier (verplicht).
6. Voeg een beschrijving toe (optioneel).
7. Selecteer een hoofdsjabloon (optioneel).
   Er is slechts één hoofdsjabloon beschikbaar in het systeem, bedoeld voor Vrachtwagen & Aanhangwagen: Standaard Voertuiginspectie. Inspectieformulieren voor andere voertuigen kunnen alleen vanaf het begin worden gemaakt. Selecteer in dergelijke gevallen geen hoofdsjabloon!
   
   
8. Maak het verplicht om een opmerking en/of bijlage (foto) achter te laten wanneer een bestuurder een defect rapporteert (optioneel).
9. Klik op Opslaan

Eenmaal opgeslagen is het inspectieformulier gemaakt, waardoor u de gewenste onderwerpen kunt toevoegen die chauffeurs moeten controleren. Als u een hoofdsjabloon hebt geselecteerd, kunt u het volledige formulier bekijken door op "Inspectie-items" te klikken.

Om inspectie-items te maken, volg de onderstaande stappen:

Hoofdcategorieën

1. Klik op het icoon aan de rechterkant. 
2. Ken een ordinaal waarde toe (bijv. 1 voor de eerste categorie, 2 voor de tweede categorie, enz.).
3. Voer de itemnaam in (bijv. verlichting of wielen).
4. Specificeer de toepasbaarheid van het item.
5. Klik op Opslaan

Tip: Gebruik de 'kruimelpadlinks' bovenaan de pagina om eenvoudig terug te navigeren naar uw inspectieformulier. Herhaal de bovenstaande stappen om een nieuwe hoofdcategorie te maken.

Subcategorieën

1. Klik op de hoofdcategorie die u heeft gemaakt.
2. Klik op Nieuw
3. Ken een ordinaal waarde toe (bijv. 1 voor de eerste subcategorie, 2 voor de tweede subcategorie, enz.).
4. Voer de itemnaam in (bijv. koplampen, achterlichten).
5. Vul de inspectiedetails in (optioneel). Dit kan aanvullende informatie verschaffen aan de bestuurder, wat nuttig kan zijn.
6. Selecteer de toepasbaarheid van het item.
7. Klik op Opslaan

Tip: Gebruik de 'kruimelpadlinks' bovenaan de pagina om eenvoudig terug te navigeren naar uw inspectieformulier. Herhaal de bovenstaande stappen om een nieuwe hoofdcategorie te maken.

Eenmaal alle items correct zijn gedefinieerd, is de sjabloon klaar voor gebruik, waardoor inspecties kunnen worden uitgevoerd binnen de FleetGO mobiele app.

Lees alles over de mobiele app << NEDERLANDSE ARTIKEL NOG KOPPELEN!!

Resultaten

Zodra de voertuiginspecties zijn uitgevoerd, zijn de inspectieresultaten toegankelijk via de FleetGO webapplicatie. Volg deze stappen om de inspectieresultaten te bekijken:

1. Ga naar het Voertuiginspectiemenu in het linkermenu.
2. Klik op Resultaten om het menu uit te klappen en de optie voor Inspectieresultaten te onthullen.

Inspectieresultaten
Op deze pagina vindt u een uitgebreid overzicht van alle voltooide inspectieformulieren die zijn uitgevoerd via de FleetGO App. Diverse filters kunnen worden gebruikt om het zoeken te vergemakkelijken.

Bovendien kunt u op elk resultaat klikken om meer details te bekijken, inclusief eventuele opmerkingen en foto's die zijn gekoppeld aan de inspectie. Voor individuele records kunnen de inspectieformulieren in PDF-formaat worden gedownload door op 'Voertuiginspectierapport' te klikken.

Waarschuwingen

Zorgen dat u goed op de hoogte blijft van live defecten is van het grootste belang voor wagenparkbeheerders. Daarom hebben we een waarschuwingsfunctie geïntegreerd in het FleetGO-platform. Zodra de bestuurder een inspectierapport met een defect indient, ontvangt u een waarschuwing via e-mail of als een melding binnen het FleetGO-platform.

Tip: Geïnteresseerd in het instellen van deze essentiële functie? U vindt gedetailleerde instructies in ons Help Center-artikel over Meldingen.

Herstel uw defect

Als een bestuurder een defect meldt, is het essentieel om er zowel fysiek als systematisch mee om te gaan, een proces dat we 'herstel' noemen.

Binnen het FleetGO-portaal heeft u de mogelijkheid om defecten moeiteloos te herstellen met slechts een paar klikken. Het onderhouden van uw voertuigen is nog nooit zo eenvoudig geweest! U heeft ook de mogelijkheid om opmerkingen achter te laten na de reparatie en indien nodig kunt u facturen of documenten uploaden.



Door op Opslaan te klikken, verandert de status van het inspectie-item van 'Mislukt' naar 'Hersteld'.

Deze bijgewerkte status wordt ook weergegeven in het voertuiginspectierapport, dat u op elk gewenst moment kunt raadplegen.

Resultaten in Tacho-analyse

Klanten die de FleetGO Voertuiginspectie gebruiken in combinatie met de FleetGO Tachograafanalysetool kunnen eenvoudig verifiëren of een bestuurder de inspectie heeft uitgevoerd door de driver card-records te onderzoeken in het gedeelte 'Driver Activities' van de Tachograafanalyse.

Tachograaf – Gegevensanalyse – Driver activities

Deze functie blijkt zeer nuttig te zijn bij het verifiëren of een bestuurder de inspectie op het juiste moment heeft uitgevoerd. Volgens de standaardprocedures moet de tachograaf worden ingesteld op 'werken' aan het begin van de dienst, en tijdens deze periode moet de bestuurder een voertuiginspectie uitvoeren voordat hij de reis begint.

Door te klikken op de inspectiestatus 'Geslaagd', 'Mislukt' of 'Hersteld', zal het systeem u direct naar de resultatenpagina van het voertuiginspectie-tabblad leiden.