Anleitung für den Schnelleinstieg

Willkommen bei FleetGO, Ihrer Komplettlösung für alle Aspekte des Flottenmanagements. Diese Schnellstartanleitung hilft Ihnen dabei, sich mit der FleetGO-Plattform vertraut zu machen – von der Anmeldung über die Anzeige von Fahrten bis hin zur Auswertung von Fahrtenschreiberdaten und der Verwaltung Ihrer Flotte. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um schnell loszulegen und die Plattform effizient zu nutzen.

1. Anmelden

Um auf die FleetGO-Plattform zuzugreifen, rufen Sie die Anmeldeseite auf und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Nach der Anmeldung gelangen Sie standardmäßig zur Seite „Fahrtenübersicht“ – hier sehen Sie sofort Ihre letzten Fahrten.

Wenn Sie sich lieber auf die Compliance-Daten konzentrieren möchten, können Sie Ihre Standard-Startseite ganz einfach auf das „Tachographen-Analyse-Cockpit“ umstellen. So sehen Sie Ihren Tachographenstatus und eventuelle Verstöße sofort nach dem Einloggen.

So ändern Sie Ihre Startseite:

• Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen.
• Gehen Sie zu Benutzereinstellungen → Startseite → Tachograph – Analyse-Cockpit → Speichern

Möchten Sie mehr über das Einloggen in die FleetGO-Plattform erfahren? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center.

2. Navigation im Hauptmenü

Das Hauptmenü befindet sich auf der linken Seite Ihres Bildschirms. Dieses Menü ist Ihr wichtigstes Navigationswerkzeug und bietet Ihnen Zugriff auf alle wichtigen Bereiche wie „Produktion“, „Karte“, „Managment“, „Fahrtenschreiber“ und „Berichte“.

Klicken Sie auf eine beliebige Registerkarte, um den entsprechenden Bereich zu öffnen. Sie können auch mit der Maus über Menüsymbole fahren, um Tooltips anzuzeigen, oder das Menü ausblenden, um mehr Arbeitsfläche zu schaffen. Sobald Sie sich umsehen, werden Sie feststellen, dass die meisten Seiten ein ähnliches Layout aufweisen: einen Filterbereich oben, eine Listen- oder Tabellenansicht in der Mitte und detaillierte Informationen rechts oder in einem Popup-Fenster, wenn Sie auf einen Eintrag klicken.

3. Produktion (Fahrten)

Pfad in FleetGO: Produktion→ Fahrten

Im Bereich „Fahrten“ werden alle von Ihren Fahrzeugen zurückgelegten Fahrten angezeigt. Hier können Sie Routen, Fahrzeiten und Kilometerleistungen Ihrer gesamten Flotte einsehen.

Klicken Sie auf eine bestimmte Fahrt, um detaillierte Informationen wie Zeitstempel, Entfernungen sowie Start- und Zielorte anzuzeigen.

Sie können Fahrdaten korrigieren oder anpassen, beispielsweise wenn eine Fahrt fälschlicherweise als „Privat“ oder „Geschäftlich“ markiert wurde.

Um eine Korrektur vorzunehmen, wählen Sie die Fahrt aus, klicken Sie auf „Bearbeiten“, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Tipp: Verwenden Sie die Filter oberhalb der Fahrtenliste, um schnell nach Fahrer, Fahrzeug oder Zeitraum zu suchen.

Möchten Sie mehr über die Fahrteninformationen in FleetGO erfahren? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center.

4. Karte

Die Karte bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Standorte und den Status Ihrer Fahrzeuge. Sie eignet sich ideal zur Verfolgung von Aktivitäten oder zur Überprüfung, ob Fahrzeuge gerade unterwegs oder geparkt sind.

• Graue Symbole kennzeichnen Fahrzeuge, deren Motor ausgeschaltet ist.
• Türkise Symbole zeigen Fahrzeuge an, die sich in Bewegung befinden; diese werden automatisch aktualisiert.

Wenn Sie auf ein Fahrzeug auf der Karte klicken, werden Ihnen weitere Details wie der Fahrzeugname, der Fahrer und die letzte Positionsaktualisierung angezeigt.

Die untenstehende Ansicht ist besonders nützlich für schnelle Betriebsüberprüfungen oder zur Überwachung der Bewegungen Ihrer Flotte im Laufe des Tages.

Möchten Sie mehr über die Kartenfunktion in FleetGO erfahren? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center.

5. Management (Verwaltung)

Im Bereich „Management“ finden Sie alle Verwaltungsdaten zu Ihrer Flotte. Dazu gehören Ihre registrierten Fahrzeuge, Anhänger und alle anderen verbundenen Objekte. Bei jedem Verwaltungseintrag wird außerdem angezeigt, welches FleetGO-Gerät mit dem jeweiligen Fahrzeug verbunden ist.

Wenn Sie auf einen bestimmten Eintrag klicken, werden detaillierte Informationen wie Installationsdatum, Konfiguration oder Verbindungsstatus ("Aktiv" oder "Vorrat") des Geräts angezeigt.

Dieser Bereich dient auch als Grundlage für die Verwaltung von Benutzern und Mitarbeitern, daher lohnt es sich, sich frühzeitig damit vertraut zu machen.

Benutzer & Mitarbeiter

Die Verwaltung von Benutzern und Mitarbeitern in FleetGO ist unkompliziert und stellt sicher, dass jeder über die richtigen Zugriffsrechte und Rollen verfügt.

Mitarbeiter anlegen

Pfad in FleetGO: Management→ Mitarbeiter → Neu

• Geben Sie den Nachnamen, Vornamen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.

Benutzer anlegen

Pfad in FleetGO: Management→ Benutzer → Neu

• Klicken Sie auf „Neu“, wählen Sie „Mitarbeiter“ aus, weisen Sie eine Rolle zu (z. B. „Admin“, „Manager“ oder „Fahrer“) und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn ein Fahrer zum ersten Mal eine Fahrerkarte einsteckt, erstellt FleetGO automatisch ein neues Mitarbeiterprofil, wodurch Sie Zeit bei der manuellen Einrichtung sparen

Benachrichtigungen

Pfad in FleetGO: Management → Benachrichtigungen → Benachrichtigungs-Abonnements

FleetGO kann automatische Benachrichtigungen per E-Mail, als Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräten und als Warnmeldungen im FleetGO-Portal selbst versenden, sodass Sie stets auf dem Laufenden bleiben, ohne das Portal ständig überprüfen zu müssen.

Sie können konfigurieren, welche Benachrichtigungen Sie erhalten und wie oft diese versendet werden. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Benachrichtigungen zu Tachographen-Downloads, fehlenden Fahrerdaten oder potenziellen Verstößen erhalten.

Diese automatisierten Nachrichten tragen dazu bei, dass Sie keine wichtigen Aktualisierungen verpassen, die sich auf die Einhaltung von Vorschriften oder den Betrieb auswirken könnten.

Möchten Sie mehr über die Registerkarte „Management “ in FleetGO erfahren, die Informationen zu Ihrer Flotte, Ihren Mitarbeitern und Benutzern sowie zu Benachrichtigungen enthält? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center:

Portal | Management | Fahrzeuge

Platform | Management | Mitarbeiter & Benutzer

6. Fahrtenschreiber

Das Fahrtenschreibermodul von FleetGO hilft Ihnen dabei, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, indem es Fahrer- und Fahrzeugdaten effizient verwaltet und analysiert.

Fernabruf - Remote Download

Um den Fernabruf von Fahrtenschreiberdaten zu aktivieren, muss Ihre Unternehmenskarte sicher auf dem FleetGO-Server gespeichert sein. Nach der Einrichtung werden Fahrzeug- und Fahrerkartendaten (.DDD-Dateien) automatisch heruntergeladen.

• Alle heruntergeladenen Fahrer- und Fahrzeugkartendateien finden Sie unter Fahrtenschreiber→ Allgemein → Dateien.
• Laden Sie bei Bedarf ältere .DDD-Dateien manuell hoch, indem Sie im selben Bereich auf „Hochladen“ klicken.

Überprüfen und passen Sie die automatischen Download-Intervalle für jedes Fahrzeug im Download-Cockpit an.

Pfad in FleetGO: Fahrtenschreiber→ Remote-Download → Download-Cockpit

Überprüfen Sie die verbleibende Lenkzeit für jeden Fahrer.

Sehen Sie sich die Übersicht über den Download-Status der Fahrzeuge und die Übersicht über den Download-Status der Mitarbeiter an, um die anstehenden Download-Termine einzusehen.

Wenn Sie einen Download manuell anfordern müssen, gehen Sie zu „Fahrtenschreiber“ →  "Remote-Download" →„Download-Befehle“ → „Neu“, wählen Sie den Fahrer oder das Fahrzeug aus, legen Sie einen Zeitraum fest und klicken Sie auf „Speichern“.

Datenanalyse-Cockpit

Das Analyse Cockpit bietet einen übersichtlichen, farbcodierten Überblick über Ihre Compliance- und Fahrtenschreiberdaten – ideal, um Fahrzeiten zu überwachen und Verstöße auf einen Blick zu erkennen.

Legen Sie diese Seite als Standart Startseite fest, damit Sie immer mit einem Überblick über den Comliance Status Ihrer Flotte beginnen.

Farbcodes:

• Grün – Alles in Ordnung.
• Orange – Baldige Aufmerksamkeit erforderlich
• Rot – Sofortiges Handeln erforderlich

Von hier aus können Sie detaillierte Übersichten zu Verstößen, fehlenden Kilometerständen, der Vollständigkeit der Fahrerdaten und Aktivitätszusammenfassungen aufrufen.

Sie können Elemente nach der Überprüfung auch als „Bearbeitet“ markieren, Notizen hinzufügen oder direkt über das Portal Verstößen der Fahrer für Ihre Dokumentation ausdrucken.

Zu den weiteren Optionen gehören die Anzeige der durchschnittlichen Arbeitsstunden und das Hinzufügen neuer manueller Einträge zu den Fahreraktivitäten, beispielsweise für Jahresurlaub oder Krankentage.

Möchten Sie mehr über die Registerkarte „Tachograph“ in FleetGO erfahren, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center:

Portal | Fahrtenschreiber | Allgemein

Portal | Fahrtenschreiber | Remote-Download

Platform | Fahrtenschreiber | Data Analysis

7. Berichte

Pfad in FleetGO: Berichte → Cockpit

Mit dem Modul „Berichte“ können Sie detaillierte Berichte zu Compliance, Fahrtenzusammenfassungen, Arbeitszeiten und vielem mehr erstellen. Berichte können in verschiedenen Formaten heruntergeladen oder so geplant werden, dass sie automatisch in regelmäßigen Abständen erstellt und per E-Mail versendet werden. So behalten Sie mühelos den Überblick über Leistung und Compliance.

Möchten Sie mehr über die Berichterstellung in FleetGO erfahren? Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln im Hilfe-Center.

Die wichtigsten Tachographenberichte finden Sie im Bereich „Tachograph“ und nicht unter „Berichte“.

Pfad in FleetGO: "Fahrtenschreiber"→ "Datenanalyse"

8. Fahrzeugprüfung (Abfahrtskontrolle)

Wenn Ihr Konto dieses Modul enthält, können Sie digitale Inspektionsbögen direkt im Webportal erstellen und diese mithilfe der FleetGO-App für Fahrzeuginspektionen ausfüllen.

Pfad in FleetGO zum Erstellen eines Inspektionsbogens: Fahrzeugprüfung→ Einstellungen → IIndividuelle Fahrzeugprüfbögen Übersicht→ Neu

Sobald die Inspektionen abgeschlossen sind, werden alle Ergebnisse automatisch auf der Registerkarte „Fahrzeugprüfungen Übersicht“ angezeigt, sodass Sie einen vollständigen Überblick über die Inspektionshistorie Ihrer Flotte und alle gemeldeten Probleme erhalten.

Das war's schon!

Sie wissen nun, wie Sie sich im FleetGO-Portal zurechtfinden, Fahrdaten einsehen und bearbeiten, Benutzer und Mitarbeiter verwalten, Ihre Flotte verfolgen und Fahrtenschreiberinformationen analysieren, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Im Laufe der weiteren Nutzung des Systems werden Sie viele weitere Tools entdecken, die Ihnen helfen, Ihre Abläufe zu optimieren und Ihre Arbeitsprozesse zu rationalisieren.

Für weitere Hilfestellung empfehlen wir Ihnen, das FleetGO-Hilfezentrum zu besuchen, das viele hilfreiche Artikel enthält, um ein besseres Verständnis des FleetGO-Portals zu erlangen.

Sie können sich jederzeit an das FleetGO-Support-Team wenden – wir helfen Ihnen gerne weiter. 

Kontaktdaten FleetGO-Support: 

+49 211 41873158 

support@fleetgo.de